Gemeinkosten

Gemeinkosten sind ein zentraler Bestandteil der Kostenrechnung und spielen eine wesentliche Rolle bei der Preisgestaltung und Gewinnermittlung in Unternehmen. Ihre genaue Erfassung und Verteilung auf verschiedene Kostenstellen und -träger stellt jedoch eine Herausforderung dar, die ein tiefes Verständnis der betrieblichen Abläufe und eine präzise Kostenanalyse erfordert. In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung und die Methoden zur Verteilung dieser Kosten, um einen besseren Einblick in ihre Auswirkungen auf die finanzielle Steuerung und die strategische Entscheidungsfindung in Unternehmen zu geben.

Definition: Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten sind die Kosten, die in einem Unternehmen anfallen und nicht direkt einem einzelnen Produkt, einer Dienstleistung oder einer Kostenstelle zugeordnet werden können. Sie entstehen bei allgemeinen betrieblichen Tätigkeiten, wie beispielsweise Miete, Energie, Verwaltung oder Instandhaltung, und müssen daher auf mehrere Kostenstellen oder Kostenträger verteilt werden. Gemeinkosten werden oft in der Kostenrechnung erfasst und auf Grundlage verschiedener Schlüssel, wie etwa der Arbeitsstunden oder Maschinenlaufzeiten, verteilt, um eine präzisere Kalkulation und Kostenkontrolle zu ermöglichen.

Merkmale: Woran erkennt man Gemeinkosten?

Gemeinkosten zeichnen sich durch mehrere charakteristische Merkmale aus, die sie von anderen Kostenarten unterscheiden. Hier sind die zentralen Merkmale, anhand derer man Gemeinkosten erkennen kann:

Keine direkte Zurechenbarkeit: Gemeinkosten können nicht direkt einem bestimmten Produkt, einer Dienstleistung oder einer einzelnen Kostenstelle zugeordnet werden. Stattdessen betreffen sie mehrere Bereiche des Unternehmens.
Verteilung auf verschiedene Kostenstellen: Da Gemeinkosten nicht direkt zugeordnet werden können, müssen sie mithilfe von Verteilungsschlüsseln auf verschiedene Kostenstellen oder Kostenträger verteilt werden.
Unabhängigkeit von Produktionsmenge: Gemeinkosten fallen häufig unabhängig von der Produktionsmenge an. Beispielsweise bleibt die Miete für eine Produktionshalle gleich, unabhängig davon, wie viele Einheiten produziert werden.
Betriebliche Notwendigkeit: Gemeinkosten entstehen durch notwendige betriebliche Aktivitäten, die den reibungslosen Betrieb des Unternehmens sicherstellen, wie Verwaltung, Instandhaltung oder Energieversorgung.
Regelmäßiges Anfallen: Gemeinkosten treten regelmäßig auf und sind oft wiederkehrender Natur, wie z.B. monatliche Mietzahlungen oder Löhne für Verwaltungspersonal.
Schwierigkeit der genauen Kostenkontrolle: Aufgrund ihrer Natur sind Gemeinkosten schwieriger zu kontrollieren und zu senken, da sie nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen und daher nicht einfach durch Änderungen im Produktionsprozess beeinflusst werden können.

Diese Merkmale helfen, Gemeinkosten von Einzelkosten zu unterscheiden und ihre Bedeutung im Rahmen der Kostenrechnung zu verstehen.

Diese Tabelle zeigt die grundlegenden Unterschiede zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten und verdeutlicht, wie sie sich in der Kostenrechnung unterscheiden.
Kriterium	Einzelkosten	Gemeinkosten
Definition	Kosten, die direkt einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Kostenstelle zugeordnet werden können.	Kosten, die nicht direkt einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Kostenstelle zugeordnet werden können.
Beispielhafte Kostenarten	Materialkosten, Fertigungslöhne, direkte Produktionskosten	Mietkosten, Energiekosten, Verwaltungskosten
Direkte Zurechenbarkeit	Ja, direkte Zuordnung zu einem bestimmten Kostenträger oder einer Kostenstelle möglich.	Nein, erfordern eine Verteilung auf mehrere Kostenträger oder Kostenstellen.
Abhängigkeit von der Produktionsmenge	Variieren oft direkt mit der Produktionsmenge (z.B. Materialverbrauch).	Unabhängig oder weniger stark abhängig von der Produktionsmenge (z.B. Miete).
Erfassungs- und Zuordnungsmethode	Werden direkt und eindeutig erfasst und zugeordnet.	Müssen über Verteilungsschlüssel oder andere Methoden aufgeteilt werden.
Beispiel	Kosten für das Material eines bestimmten Produkts	Stromkosten für die Beleuchtung der gesamten Produktionshalle

Diese Tabelle zeigt die grundlegenden Unterschiede zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten und verdeutlicht, wie sie sich in der Kostenrechnung unterscheiden.

Kriterium

Einzelkosten

Gemeinkosten

Definition

Kosten, die direkt einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Kostenstelle zugeordnet werden können.

Kosten, die nicht direkt einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Kostenstelle zugeordnet werden können.

Beispielhafte Kostenarten

Materialkosten, Fertigungslöhne, direkte Produktionskosten

Mietkosten, Energiekosten, Verwaltungskosten

Direkte Zurechenbarkeit

Ja, direkte Zuordnung zu einem bestimmten Kostenträger oder einer Kostenstelle möglich.

Nein, erfordern eine Verteilung auf mehrere Kostenträger oder Kostenstellen.

Abhängigkeit von der Produktionsmenge

Variieren oft direkt mit der Produktionsmenge (z.B. Materialverbrauch).

Unabhängig oder weniger stark abhängig von der Produktionsmenge (z.B. Miete).

Erfassungs- und Zuordnungsmethode

Werden direkt und eindeutig erfasst und zugeordnet.

Müssen über Verteilungsschlüssel oder andere Methoden aufgeteilt werden.

Beispiel

Kosten für das Material eines bestimmten Produkts

Stromkosten für die Beleuchtung der gesamten Produktionshalle

Gemeinkosten berechnen

Die Berechnung der Gemeinkosten erfordert eine sorgfältige Erfassung aller indirekten Kosten und eine sinnvolle Verteilung dieser Kosten auf die einzelnen Produkte oder Dienstleistungen. Ob Sie dies manuell oder mit einer Formel tun, hängt von der Komplexität und den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Gemeinkosten berechnen

Gemeinkosten sind Kosten, die einem einzelnen Kostenträger nicht direkt zugeordnet werden können. Sie werden über Schlüssel verteilt.

            Gemeinkosten = Gesamtkosten − Einzelkosten
        

Typische Gemeinkostenarten:

Materialgemeinkosten: Lagerkosten, Gehälter im Einkauf.

Fertigungsgemeinkosten: Miete für Hallen, Strom für Maschinen.

Verwaltungsgemeinkosten: Geschäftsführung, Buchhaltung.

Vertriebsgemeinkosten: Marketing, Werbemittel, Provisionen.

Prüfungstipp: Die Erfassung erfolgt im Betriebsabrechnungsbogen (BAB).

Beispiel: Verteilung der Gemeinkosten

1. Gesamte Gemeinkosten ermitteln:

            10.000 € (Miete) + 5.000 € (Energie) + 3.000 € (Verwaltung) = 18.000 €
        

2. Verteilung auf Produkte (Schlüssel):

                Produkt A (40%): 18.000 € × 0,40 = 7.200 €
            
                Produkt B (30%): 18.000 € × 0,30 = 5.400 €
            
                Produkt C (30%): 18.000 € × 0,30 = 5.400 €

Ergebnis: Die Gemeinkosten sind nun proportional verteilt und können in die Kalkulation der Selbstkosten übernommen werden.

Wichtige Begriffe zu Gemeinkosten

Diese Tabelle fasst wichtige Begriffe zusammen, die im Zusammenhang mit Gemeinkosten relevant sind und in der Kostenrechnung häufig verwendet werden.
Begriff	Beschreibung
Kostenstellenrechnung	Ein Verfahren, um Gemeinkosten den verschiedenen Bereichen oder Abteilungen (Kostenstellen) eines Unternehmens zuzuordnen.
Verteilungsschlüssel	Methode zur Aufteilung von Gemeinkosten auf verschiedene Kostenstellen oder Kostenträger, basierend auf bestimmten Kriterien wie Fläche, Arbeitsstunden oder Maschinenlaufzeiten.
Kostenartenrechnung	Teil der Kostenrechnung, der die Art und Herkunft der Kosten, einschließlich der Gemeinkosten, erfasst und kategorisiert.
Kostenträgerrechnung	Verfahren zur Zurechnung der Kosten auf einzelne Produkte oder Dienstleistungen (Kostenträger), um deren Kostenstruktur zu ermitteln.
Fixkosten	Gemeinkosten, die unabhängig von der Produktionsmenge konstant bleiben, z.B. Miete oder Versicherungen.
Variable Kosten	Kosten, die in Abhängigkeit von der Produktionsmenge variieren, können teilweise auch Gemeinkosten sein, z.B. Energieverbrauch bei steigender Produktion.
Innerbetriebliche Leistungsverrechnung	Verfahren zur Verrechnung von Gemeinkosten innerhalb des Unternehmens, um die Kosten verursachungsgerecht den verschiedenen Abteilungen zuzuordnen.
Abschreibungen	Wertminderungen von Anlagen oder Gebäuden, die als Gemeinkosten über die Nutzungsdauer verteilt werden.
Overhead	Ein englischer Begriff für Gemeinkosten, oft verwendet im internationalen Kontext, insbesondere in der Finanzberichterstattung.
Budgetierung	Der Prozess der Planung von Einnahmen und Ausgaben, einschließlich der Festlegung von Gemeinkostenbudgets für verschiedene Abteilungen.
Deckungsbeitrag	Der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten (inklusive variabler Gemeinkosten) von den Erlösen übrig bleibt und zur Deckung der Fixkosten beiträgt.
Break-even-Analyse	Verfahren zur Ermittlung der Produktionsmenge, bei der die Erlöse gerade die Gesamtkosten (inkl. Gemeinkosten) decken.

Wie werden Gemeinkosten den Kostenträgern zugewiesen?

Die Zuweisung von Gemeinkosten auf Kostenträger erfolgt in mehreren Schritten, die eine präzise und verursachungsgerechte Verteilung der Kosten sicherstellen sollen. Hier ist eine Übersicht über den Prozess:

Erfassung der Gemeinkosten
- Kostenartenrechnung: Zunächst werden die Gemeinkosten nach Kostenarten erfasst. Dazu gehören z.B. Energiekosten, Mietkosten, Verwaltungskosten, etc.
Verteilung auf Kostenstellen
- Kostenstellenrechnung: Die erfassten Gemeinkosten werden den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. Eine Kostenstelle ist ein definierter Bereich im Unternehmen, wie z.B. eine Abteilung oder ein Produktionsbereich, wo die Kosten entstehen.
Bestimmung der Verteilungsschlüssel
- Verteilungsschlüssel festlegen: Ein Verteilungsschlüssel ist eine Methode zur Aufteilung der Gemeinkosten auf verschiedene Kostenträger (Produkte oder Dienstleistungen). Häufig genutzte Verteilungsschlüssel sind:
- Arbeitsstunden: Wenn die Gemeinkosten, wie z.B. Verwaltungskosten, proportional zur Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden verteilt werden.
- Maschinenlaufzeiten: Kosten werden je nach der Nutzung der Maschinen auf verschiedene Produkte aufgeteilt.
- Quadratmeter: Gebäudekosten wie Miete oder Energiekosten werden nach der genutzten Fläche (Quadratmeter) auf die Kostenstellen verteilt.
- Umsatzanteil: Gemeinkosten werden nach dem Umsatzanteil, den ein Produkt generiert, verteilt.
Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
- Verrechnung zwischen Kostenstellen: Manche Gemeinkosten werden zunächst als sekundäre Gemeinkosten über innerbetriebliche Leistungsverrechnungen zwischen verschiedenen Kostenstellen aufgeteilt, bevor sie den Kostenträgern zugewiesen werden.
Zuweisung auf Kostenträger
- Kostenträgerrechnung: Die Kosten, die nun den einzelnen Kostenstellen zugeordnet wurden, werden auf die einzelnen Produkte oder Dienstleistungen (Kostenträger) verteilt. Dies geschieht basierend auf den Verteilungsschlüsseln und der tatsächlichen Nutzung der Ressourcen durch die jeweiligen Kostenträger.
Kalkulation der Selbstkosten
- Selbstkostenrechnung: Die zugewiesenen Gemeinkosten werden schließlich mit den direkt zurechenbaren Einzelkosten kombiniert, um die Selbstkosten eines Produkts oder einer Dienstleistung zu ermitteln. Dies hilft bei der Preisgestaltung und der Gewinnermittlung.

Dieser Prozess stellt sicher, dass die Gemeinkosten so genau wie möglich den entsprechenden Produkten oder Dienstleistungen zugewiesen werden, um eine realistische und verursachungsgerechte Kostenkalkulation zu gewährleisten.

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Arten von Gemeinkosten

Diese verschiedenen Arten von Gemeinkosten tragen dazu bei, die Gesamtkostenstruktur eines Unternehmens zu verstehen und die Kostenrechnung effektiver zu gestalten.

Materialgemeinkosten

Diese Kosten fallen im Zusammenhang mit dem Material an, das in einem Unternehmen verwendet wird, jedoch nicht direkt einem bestimmten Produkt zugeordnet werden kann. Beispiele sind Lagerkosten, Transportkosten innerhalb des Unternehmens oder Kosten für die Materialverwaltung.

Fertigungsgemeinkosten

Diese entstehen im Produktionsbereich, jedoch nicht direkt für ein einzelnes Produkt. Beispiele sind die Kosten für Maschinenabschreibungen, Energiekosten in der Produktion, Gehälter für das Produktionspersonal (sofern nicht direkt zuordenbar) und Instandhaltungskosten der Produktionsanlagen.

Verwaltungsgemeinkosten

Diese Kosten betreffen die allgemeinen Verwaltungsaufgaben des Unternehmens. Dazu zählen Gehälter für das Verwaltungspersonal, Büromaterial, Abschreibungen auf Verwaltungsgebäude, Miete und andere Kosten für die Aufrechterhaltung der Verwaltungsinfrastruktur.

Vertriebsgemeinkosten

Vertriebsgemeinkosten entstehen im Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte, sind aber nicht direkt auf einzelne Verkaufsaktivitäten zurückzuführen. Dazu gehören Gehälter für das Vertriebspersonal, Werbe- und Marketingkosten, Kosten für Lagerhaltung der fertigen Produkte und Transportkosten zu den Kunden.

Forschung und Entwicklung (F&E) Gemeinkosten

Diese Kosten entstehen im Bereich der Forschung und Entwicklung und betreffen die Aufwendungen, die nicht direkt einem spezifischen Entwicklungsprojekt zugerechnet werden können. Beispiele sind Kosten für Laborgebäude, Gehälter für F&E-Mitarbeiter und allgemeine Materialkosten für Forschung.

Unterhaltungsgemeinkosten

Diese beziehen sich auf die Kosten für die Instandhaltung und Wartung der Betriebsanlagen und Gebäude, die nicht direkt einer bestimmten Abteilung oder einem spezifischen Projekt zugeordnet werden können. Beispiele sind Kosten für Reinigungsdienste, Reparaturen und kleine Renovierungsarbeiten.

Soziale Gemeinkosten

Diese Art von Gemeinkosten betrifft die Aufwendungen für soziale Einrichtungen und Angebote innerhalb des Unternehmens, wie z.B. Betriebskantinen, Betriebsärzte oder Freizeitangebote für Mitarbeiter.

Die Tabelle gibt einen strukturierten Überblick über die verschiedenen Arten von Gemeinkosten und ihre typischen Beispiele.
Art von Gemeinkosten	Beispiele
Materialgemeinkosten	Lagerkosten für Rohstoffe und Materialien, Kosten für Materialverwaltung (z.B. Gehälter der Lagerarbeiter), Abschreibungen auf Lagergebäude oder -einrichtungen
Fertigungsgemeinkosten	Energiekosten für Produktionsmaschinen, Instandhaltung und Reparaturkosten für Maschinen und Anlagen, Gehälter für Produktionsleiter und Vorarbeiter, Abschreibungen auf Produktionsanlagen, Miete für Produktionshallen
Verwaltungsgemeinkosten	Gehälter für Verwaltungspersonal (z.B. Buchhalter, Personalabteilung), Büromaterialien (z.B. Papier, Druckerpatronen), Kosten für IT-Systeme und Softwarelizenzen, Abschreibungen auf Bürogebäude und -einrichtungen, Versicherungsprämien für das Bürogebäude
Vertriebsgemeinkosten	Gehälter für Vertriebspersonal, das mehrere Produkte betreut, Kosten für allgemeine Werbe- und Marketingmaßnahmen (z.B. Online-Werbung, Werbespots), Lagerkosten für fertige Produkte, Transportkosten zu Distributionszentren, Kosten für Kundenservice und Support, der mehrere Produkte abdeckt
Forschung und Entwicklung (F&E) Gemeinkosten	Gehälter für F&E-Mitarbeiter, die an verschiedenen Projekten arbeiten, Kosten für Nutzung von Laboren und technischen Einrichtungen, Materialkosten für allgemeine Forschung, Abschreibungen auf Laborgebäude und F&E-Ausrüstung
Unterhaltungsgemeinkosten	Kosten für Reinigung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen, Reparaturen von allgemeiner Infrastruktur (z.B. Elektrik, Sanitäranlagen), Kosten für Sicherheit und Überwachung des Firmengeländes
Soziale Gemeinkosten	Kosten für Betriebskantinen und Essenszuschüsse, Aufwendungen für Betriebssport und Freizeitangebote, Gesundheitsprogramme und medizinische Versorgung (z.B. Betriebsarzt)

Die Tabelle gibt einen strukturierten Überblick über die verschiedenen Arten von Gemeinkosten und ihre typischen Beispiele.

Art von Gemeinkosten

Beispiele

Materialgemeinkosten

Lagerkosten für Rohstoffe und Materialien, Kosten für Materialverwaltung (z.B. Gehälter der Lagerarbeiter), Abschreibungen auf Lagergebäude oder -einrichtungen

Fertigungsgemeinkosten

Energiekosten für Produktionsmaschinen, Instandhaltung und Reparaturkosten für Maschinen und Anlagen, Gehälter für Produktionsleiter und Vorarbeiter, Abschreibungen auf Produktionsanlagen, Miete für Produktionshallen

Verwaltungsgemeinkosten

Gehälter für Verwaltungspersonal (z.B. Buchhalter, Personalabteilung), Büromaterialien (z.B. Papier, Druckerpatronen), Kosten für IT-Systeme und Softwarelizenzen, Abschreibungen auf Bürogebäude und -einrichtungen, Versicherungsprämien für das Bürogebäude

Vertriebsgemeinkosten

Gehälter für Vertriebspersonal, das mehrere Produkte betreut, Kosten für allgemeine Werbe- und Marketingmaßnahmen (z.B. Online-Werbung, Werbespots), Lagerkosten für fertige Produkte, Transportkosten zu Distributionszentren, Kosten für Kundenservice und Support, der mehrere Produkte abdeckt

Forschung und Entwicklung (F&E) Gemeinkosten

Gehälter für F&E-Mitarbeiter, die an verschiedenen Projekten arbeiten, Kosten für Nutzung von Laboren und technischen Einrichtungen, Materialkosten für allgemeine Forschung, Abschreibungen auf Laborgebäude und F&E-Ausrüstung

Unterhaltungsgemeinkosten

Kosten für Reinigung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen, Reparaturen von allgemeiner Infrastruktur (z.B. Elektrik, Sanitäranlagen), Kosten für Sicherheit und Überwachung des Firmengeländes

Soziale Gemeinkosten

Kosten für Betriebskantinen und Essenszuschüsse, Aufwendungen für Betriebssport und Freizeitangebote, Gesundheitsprogramme und medizinische Versorgung (z.B. Betriebsarzt)

Unterscheidungen bei Gemeinkosten

Diese Unterscheidungen helfen, die Struktur der Gemeinkosten in einem Unternehmen besser zu verstehen und gezielt zu analysieren.

Echte und unechte Gemeinkosten

Echte Gemeinkosten: Diese Kosten lassen sich aufgrund ihrer Natur nicht direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zuordnen. Sie betreffen den gesamten Betrieb oder große Abteilungen und sind in ihrer Erfassung nicht weiter differenzierbar. Beispiele hierfür sind Mieten für Betriebsgebäude, Energiekosten für Beleuchtung und Heizung oder Gehälter für das Verwaltungspersonal.
Unechte Gemeinkosten: Hierbei handelt es sich um Kosten, die theoretisch einem Produkt oder einer Dienstleistung direkt zugeordnet werden könnten. Aus praktischen Gründen werden sie jedoch als Gemeinkosten behandelt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Ein Beispiel ist der Stromverbrauch in der Produktion, der zwar pro Maschine erfasst werden könnte, aber zur Vereinfachung als Gesamtposten in den Gemeinkosten geführt wird.

Primäre und Sekundäre Gemeinkosten

Primäre Gemeinkosten: Diese entstehen durch den Einsatz von Gütern oder Dienstleistungen, die das Unternehmen von externen Lieferanten bezieht. Sie sind in der Regel auf externen Rechnungen erkennbar und beinhalten Ausgaben wie Rohmaterialkosten, externe Dienstleistungen (wie Wartung oder Beratung) und Energiekosten.
Sekundäre Gemeinkosten: Diese entstehen innerhalb des Unternehmens durch die Weiterverrechnung von Leistungen zwischen verschiedenen Abteilungen. Sie basieren auf den primären Gemeinkosten, die intern weiterverrechnet werden. Ein Beispiel wäre die Verrechnung von Verwaltungskosten auf die Produktionsabteilung.